Macros

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, haciendo que desde una sola instrucción se puedan reproducir varias acciones sin tener que realizarlas manualmente una por una, como por ejemplo, el dar formato a varias celdas de una hoja y querer replicar esa misma acción en otras hojas.

Crear una macro automáticamente

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones de programación VBA, las cuales se pueden modificar posteriormente si se tiene el conocimiento de programación.

Para grabar una macro se debe acceder a la pestaña Vista (View) y desplegar el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro... (Record Macro…)

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros... (View Macros…) - Donde se accede a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas (Use relative references) - Con esta opción se utilizan referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. 

Al seleccionar la opción Grabar macro... (Record Macro…), lo primero que se ve es el cuadro de diálogo Grabar macro (Record Macro) donde se puede dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Es posible asignar un Método abreviado (Shortcut key) mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en (Store Macro in) se puede seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción (Description) se puede describir cuál es el fin de la macro o cualquier otro dato que se crea conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro se presiona el botón Aceptar y a continuación, en la barra de estado, aparecerá este botón desde donde se tendrá la opción de detener la grabación.

A partir de entonces se deben realizar las acciones que se quieran grabar. Es conveniente tomar en cuenta que si se selecciona alguna celda a partir de la grabación, cuando se ejecute la macro, la selección puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que se quieren grabar, se presiona sobre el botón Detener de la barra de estado, o desde el menú de Macros, hacer clic en . 

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, se podrá ejecutar las veces que se quiera.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que se quiera queden afectadas por las acciones de la macro.

Por ejemplo si se ha creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, se tendrá que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro se debe acceder al menú Ver Macros... (View Macros…), que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista (View), y aparece el cuadro de diálogo Macro como el que se ve en la imagen, donde se tiene una lista con las macros creadas.

Se debe seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar (Run). Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar (Cancel) - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso (Step into) - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.

Modificar (Edit) - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que tienen algún conocimiento en programación.

Eliminar (Delete) - Borra la macro.

Opciones (Options) - Abre otro cuadro de diálogo donde se puede modificar la tecla de método abreviado (Shortcut key), que es la combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú y la descripción de la macro.