En Excel, se incluyen tres
tipos de herramientas de Análisis y Si: Escenarios, Tablas de datos y Búsqueda de objetivo.
El Análisis y Si es el proceso de cambiar
los valores de las celdas para ver cómo los cambios afectarán el resultado de
fórmulas de la hoja de cálculo.
Los Escenarios y las Tablas de Datos toman conjuntos de valores
de entrada y determinan posibles resultados. Una Tabla de Datos funciona únicamente con una
o dos variables, pero puede aceptar muchos valores diferentes para estas
variables. Un Escenario puede tener muchas variables, pero puede acomodar hasta 32
valores.
La Búsqueda de Objetivo funciona de forma distinta
a los Escenarios y las Tablas de Datos ya que toma un resultado y
determina los valores de entrada posibles que producen ese resultado.
Además de estas tres
herramientas, se pueden instalar complementos que ayudarán a realizar Análisis y Si, como el complemento Solver. Este complemento es similar
a la Búsqueda
de Objetivo, pero pueden ingresarse más variables.
En este tip, se describirá
la herramienta Escenarios, en las próximas semanas se verán las otras herramientas.
ESCENARIOS
Esta herramienta
permitirá analizar las variaciones de determinadas variables sobre unos
resultados finales o intermedios dentro de un informe.
Un Escenario es un conjunto de valores
que Excel guarda y sustituye en un informe. Se utilizarán los escenarios para
observar la variación en el resultado de un modelo.
Con esta
herramienta, se tiene la posibilidad de crear y guardar diferentes grupos de
valores, en distintos escenarios y, a continuación, pasar a cualquiera de estos
nuevos escenarios para ver distintos resultados.
Se ingresa a
esta herramienta desde el menú Datos (Data), Herramientas (Data Tools)
> Escenarios (What-If Analysis), activando el Administrador de
escenarios (Scenario Manager). Lógicamente, el paso previo será disponer de
un modelo en la hoja de cálculo sobre el que analizar la variación de algunas
celdas resultantes según la variabilidad de otras celdas vinculadas.
Se propone el
siguiente modelo presupuestario, sencillo, para explicar el uso de los
escenarios (se adjunta el archivo con el ejemplo).
En este
ejemplo se dispone de una distribución de gastos clasificados como fijos y
variables, así como unos ingresos que dependen del número de unidades vendidas
y su precio unitario, todos ellos estimados para un ejercicio. Seguramente
cualquier financiero necesitara analizar en qué forma varían el total de gastos
o ingresos, o simplemente el resultado final de acuerdo a la modificación de
algunas de las premisas establecidas en este primer modelo.
En primer
lugar se activará el Administrador de Escenarios y se creará un Escenario que tendrá el nombre de Inicial,
y que resume la situación tal cual se ha planteado, es decir, se considerarán
los valores asignados en el informe como una Situación inicial.
Es muy
importante tener claro desde un principio cuáles serán las variables a
estudiar que en uno u otro escenario, actual o futuro, se vayan a generar;
ya que es muy útil para realizar las comparaciones entre los diferentes
escenarios.
Desde el
administrador, se podrán agregar todos los Escenarios que se necesiten (se podrá
ejecutar este administrador de manera independiente en cada Hoja de cálculo del
libro).
Los pasos son:
1.
Dar un nombre
al Escenario.
2.
Identificar las
celdas
cambiantes,
es decir, cuáles son las variables de estudio.
3.
Detallar, si es
necesario, una descripción del escenario creado.
4.
Y por último
asignar valores a esas variables.
Del mismo modo, se agregan al Administrador tantos Escenarios como sean necesarios.
Para este ejemplo, se crearán cuatro escenarios, un Escenario Inicial, un Escenario Optimista, un Escenario Pesimista y un Escenario Realista; en todos ellos se analizará cómo cambian los resultados en función de la variación de los Costos Fijos del 3T/2010 y del precio unitario de cada unidad vendida del mismo trimestre.
Una vez
generados los Escenarios, se podrán visualizar sobre el modelo la variabilidad definida.
Por último, es
posible ver en una hoja resumen todos los Escenarios con sus distintos valores
por cada variable definida, y cómo afecta a las celdas de resultado
seleccionadas. Se podrá tener acceso a esta opción desde el Administrador de
Escenarios,
al presionar el botón Resumen (Summary).
Es posible
aprovechar la funcionalidad de asignar nombres a rangos para dar nombre a las
celdas cambiantes (variables) y las celdas de resultado, con el fin de
identificar en la hoja resumen qué información corresponde a que.
Existen dos tipos de
informes, sin embargo, el que más puede aclarar las situaciones, es el tipo Resumen, en vez del tipo Tabla
dinámica.
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